职业：行政秘书和行政助理

事业的描述

通过进行悦博体育研究、准备统计报告、处理信息请求、执行文书工作（如准备信件、接待访客、安排电话会议和安排会议）提供高级行政支持。也悦博体育(亚洲版)在线官网可以培训和监督下级文职人员。

行政秘书和行政助理可能有哪些职衔

• 行政助理
• 行政秘书
• 行政助理
• 执行秘书

行政秘书和行政助理的工作

• 管理和维护管理人员的日程安排。
• 为高管安排旅行。
• 使用文字处理、电子表格、数据库或演示软件准备发票、报告、备忘录、信件、财务报表和其他文件。
• 协调和指导办公室服务，如记录、部门财务、预算编制、人事问题和内务管理，以帮助主管。
• 接听和直接打给相关方的电话或留言。
• 准备回复包含日常询问的信件。
• 打开，分类和分发收到的信件，包括传真和电子邮件。
• 问候来访者，并决定是否允许他们接触特定的个人。
• 准备议程和安排，如协调午餐，委员会，董事会和其他会议的餐饮。
• 进行悦博体育研究，汇编数据，并准备文件，供执行人员，委员会和董事会考虑和介绍。
• 履行一般办公室职责，如订购用品，维护记录管理数据库系统，并执行基本的簿记工作。
• 归档和检索公司文档、记录和报告。
• 阅读并分析收到的备忘录、意见书和报告，以确定其重要性并计划分发。
• 为其他部门提供文书支持。
• 参加会议并记录会议记录。
• 处理工资信息。
• 为员工解释行政和运营政策和程序。
• 建立和监督办公室或组织的行政政策和程序。
• 与代表高管、委员会和董事会的个人、特殊利益团体和其他人会面。
• 编写、抄录和分发会议记录。
• 监督和培训其他文员，并通过安排培训或组织培训材料来安排员工培训。
• 检讨运作惯例和程序，以确定是否悦博体育(亚洲版)在线官网可以在工作流程、报告程序或开支等方面作出改进。

行政秘书和行政助理应该擅长什么

• 口语理解——倾听和理解通过口语单词和句子表达的信息和想法的能力。
• 书面理解-阅读和理解书面信息和观点的能力。
• 口语表达-表达信息和想法的能力，这样别人就会理解。
• 书面表达——以书面形式交流信息和想法以便他人理解的能力。
• 语音识别-识别和理解他人讲话的能力。
• 说话清晰——说话清晰以便别人能听懂你的能力。
• 近视力-能够在近距离（观察者几英尺内）看到细节。

行政秘书和行政助理应该对什么感兴趣

• 常规-常规职业通常需要遵循固定的程序和惯例。这些职业可能包括处理数据和细节，而不是处理想法。通常都有明确的权限。
• 创业型——创业型职业通常涉及启动和实施项目。这些职业可能涉及领导和做很多决定。有时他们需要冒险，经常处理业务。

行政秘书和行政助理需要学习的东西

• 文书-了解行政和文书程序和系统，如文字处理，管理文件和记录，速记和转录，设计表格，以及其他办公室程序和术语。
• 英语语言-了解英语语言的结构和内容，包括单词的含义和拼写，写作规则和语法。
• 客户和个人服务-了解提供客户和个人服务的原则和流程。这包括顾客需求评估，满足服务质量标准，以及顾客满意度评估。
• 计算机和电子-电路板，处理器，芯片，电子设备，计算机硬件和软件的知识，包括应用程序和编程。
• 行政和管理-涉及战略规划、资源分配、人力资源建模、领导技术、生产方法以及人员和资源协调的商业和管理原则的知识。